Diligenciamento
Veja como a Infotec Brasil melhorou o lead time de um cliente em 20%.
Contexto do Cliente
Nosso cliente é uma empresa internacional de energia que tem uma longa história de inovação e desenvolvimento sustentável. Seu portfólio de produção consiste em campos de petróleo e gás, refinarias, terminais de gás, parques eólicos e usinas de energia.
O Desafio
Uma das principais plataformas do cliente está sendo instalada na Bacia de Campos e o projeto é desafiador em diferentes aspectos. Primeiro, cabe ressaltar toda a complexa engenharia que envolveu a operação. Existiu também uma densa logística para transportar as principais estruturas da plataforma para o campo. Além disso, o projeto iniciou em 2020, no meio da pandemia do COVID-19, tendo sido desacelerado e retomado nos anos seguintes.
O projeto do porte da plataforma – que embarca muita engenharia, tecnologia e segurança – naturalmente apresenta diversos desafios. Em especial em relação a logística. Muitos dos componentes são importados, o que requer adequação para as regras nacionais. Bem como o planejamento que, por ter sido realizado fora do Brasil, contou com acesso a materiais e lead time (tempo de entrega) diferentes do cenário nacional. O que desde o início afetou e começou a alongar o projeto.
Dificuldades operacionais também se avolumaram e aprofundaram o impacto dos atrasos: fornecedores com baixo desempenho para cumprir prazos de entrega, e sobrecarga de atividades do time de compras, que geraram dificuldades para cumprir o cronograma do projeto. Além disso, a cadeia de suprimentos internacional ficou defasada por causa da pandemia do COVID 19.
No final de 2021, o cliente não acreditava mais que conseguiria cumprir com os prazos para as entregas do projeto programadas para 2022.
Nossa Solução
O serviço da Infotec Brasil de diligenciamento de pedidos de compra foi contratado para reduzir/recuperar os atrasos e gerenciar as atividades e os prazos de entrega com os fornecedores, garantindo o cumprimento do cronograma e trazendo uma solução robusta no gerenciamento das informações.
Mobilizamos uma equipe capaz de diligenciar as compras do projeto e fornecer informações para análise estratégica. Profissionais de diligenciamento com grande experiência e know how, sendo capazes de analisar os itens, antecipar problemas (ex: falta de documentação, histórico etc.), e dar sugestões, como a troca de fornecedores.
No acompanhamento, a equipe realizou a validação das entregas, cobrança de itens parados ou com problemas, recuperação do passivo e até mesmo o diligenciamento do inventário de fornecedores terceiros de serviços. Nesse último caso, evidenciando a execução de atividades que já tinham sido entregues e o cliente achava que ainda não tinham sido realizadas.
A equipe também se tornou responsável pelo controle, tratamento das informações e ajustes no planejamento das compras.
A gestão do projeto não estava com as informações atualizadas. Os dados do sistema SAP estavam defasados do sistema de gestão do projeto e ambos estavam divergentes do cenário real. Para resolver, foi criada uma base de dados integrada.
Os dados foram devidamente tratados pela equipe da Infotec Brasil, resolvendo inconsistências de informações, como datas de entrega anteriores à geração das ordens de compra, ou datas de entrega que não foram atualizadas conforme o avanço do projeto. Após os ajustes, a equipe da Infotec Brasil entregou uma plataforma de dados confiável para análise interna da gestão do projeto, bem como os principais indicadores de performance dos pedidos de compra e status atualizados.
Resultados Alcançados
Os serviços executados pela Infotec Brasil geraram um ótimo retorno para o cliente. Foram quase mil itens diligenciados por mês. Houve redução de cerca de 90% das entregas em atraso, o que reduziu custos na execução do cronograma de serviços.
A equipe trouxe soluções eficazes no gerenciamento das informações com os fornecedores e atualizou 100% dos dados do sistema de planejamento e gerenciamento do projeto, tendo reduzido o tempo do time de compras na negociação das entregas.
Hoje há auditoria e gerenciamento de toda a carteira de compras, com ações corretivas, preventivas e adaptativas para a melhoria contínua dos projetos, que resultaram na melhoria de 20% no lead time.
O trabalho da Infotec Brasil conseguiu reverter um cenário complexo: o cliente, que inicialmente acreditava que não conseguiria finalizar as etapas da plataforma previstas para 2022, percebeu que conseguiria entregá-las, desde que a equipe de diligenciamento continuasse atuando forte ao seu lado, o que foi feito, levando a entregas bem-sucedidas, dentro do cronograma planejado.