A execução dos serviços para projetos industriais e de infraestrutura é uma atividade intensiva. A terceirização para a realização dos trabalhos ajuda a economizar tempo, dinheiro e recursos em projetos. Para maximizar esses benefícios e reduzir os riscos, a fiscalização dos contratos com as empresas prestadoras de serviços – as terceiras contratadas – é um processo essencial.

Os principais objetivos da fiscalização da operação das terceiras são:

• Garantir que o resultado dos serviços ocorra com segurança, qualidade e dentro dos prazos estipulados;
• Alavancar as capacidades dos fornecedores e criar valor;
• Atingir as metas de redução de custos e aumento de eficiência durante o ciclo de vida dos serviços;
• Reduzir/Mitigar riscos operacionais, jurídicos, trabalhistas, ambientais e de saúde.

Desafios Encontrados na Fiscalização de Contratos e Serviços

Os desafios para o cumprimento dos contratos pelas empresas prestadoras de serviço não são algo novo. E o impacto é direto nos projetos envolvidos e na organização. 

Há muitas razões diferentes para os desafios. Um exemplo é a contratação de terceiros sem realizar a análise e acompanhamento dos aspectos trabalhistas, o que pode causar problemas jurídicos para a empresa. Outro exemplo é não realizar o due dilligence de saúde financeira, o que pode significar a contratação de uma prestadora de serviços com algum grau de endividamento, dependência financeira e liquidez que gere problemas para o projeto, como paralizações nas atividades.

As dificuldades de comunicação, transparência com os fornecedores e na gestão das informações podem gerar custos invisíveis. As empresas gastam US$20 em mão de obra para arquivar um documento, US$120 para encontrar um documento arquivado incorretamente e US$220 para reproduzir um documento perdido. (Fonte: AIIM)

Macroprocessos

Para garantir um bom desempenho no trabalho das prestadoras de serviço é fundamental contar com o suporte, acompanhamento e fiscalização dos contratos e serviços executados. São diversos macroprocessos e atividades que precisam ser realizadas para garantir que os objetivos dos projetos sejam alcançados e os riscos minimizados. Entre eles temos:

• Análise contratual: detalhamento dos contratos, criação de base de dados, mapeamento dos serviços a serem executados e cláusulas específicas, levantamento da ficha de requisitos dos fornecedores, etc;
• Análise de saúde financeira: avaliação do nível de endividamento, dependências, liquidez, passivo, etc;
• Planejamento: elaboração do cronograma, checklists de verificação, parametrização de sistemas, estabelecimento de métricas de avaliação de fornecedor;
• Auditorias: auditorias de requisitos de normas e de requisitos de capacidade; 
• Acompanhamento de performance e desempenho: acompanhamento do cronograma, acompanhamento das métricas de avaliação, faturamento por equipe, orçado x faturado, etc;
• Acompanhamento dos aspectos trabalhistas: auditorias, análise trabalhista, recepção trabalhista;
• Acompanhamento de SMS: acompanhamento dos treinamentos obrigatórios, apuração de multas ou notificações de SMS, apuração de acidentes ambientais ou de trabalho, solicitação de documentação de licença de operação ou dispensa de licenciamento, avaliação de métricas ESG, solicitação do Cadastro Técnico Federal (CTF);
• Ordens de Compra e Inventário: acompanhamento do controle de estoque; gestão das ordens de compra e acompanhamento das entregas, tratativas especiais para recuperação de passivos;
• Gestão de documentos: elaboração do plano de informação documental, levantamento das interfaces, acesso / licenças, tempo de armazenamento, tipo de armazenamento, permissões, tipos e aplicabilidades de documentos, workflows de documentos e armazenamento.

A boa execução dos processos pode reduzir significativamente os custos e riscos de uma empresa. Também pode aumentar a saúde e a segurança dos seus funcionários. E, quando se trata de impactos ambientais, a boa execução dos processos é fundamental para que a empresa seja sustentável.

A Infotec Brasil

A Infotec Brasil analisa, planeja, viabiliza e administra ações estratégicas para promover melhorias no desempenho das operações e processos de negócios. 

Possui mais de 35 anos de experiência na terceirização de processos e serviços para clientes em diferentes setores, realizando o acompanhamento de contratos de alto valor.

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