Gestão da Informação e de Documentos
Por Juliana Rangel
Para que qualquer atividade ou serviço seja bem desenvolvida e traga êxito deve haver uma boa gestão. Dentro do setor corporativo, o gestor precisa estar envolvido profundamente com todas as etapas que envolvem desde o início da ideia de um projeto, até a fase final de resultado das atividades propostas.
Dessa forma, é importante chamar atenção para o avanço tecnológico e que, na era digital, tudo está de alguma forma interligado nesse universo digital.
No caso da Gestão da Informação e de Documentos, é preciso haver boa comunicação (seja verbal ou escrita), atenção, organização e disciplina. Quando nos mantemos informados, a comunicação flui de forma mais clara e objetiva, pois há um conhecimento do que está sendo falado.
Quanto aos documentos, hoje em dia, a maior parte das tratativas comerciais e sociais são realizadas de forma digital e com isso, não é preciso entregar fisicamente o documento, seja ele em mãos ou via postal. Com essa nova modalidade, foram criadas regras e procedimentos para manutenção dos dados pessoais e que passaram a ser administrados de forma mais clara, rápida e eficaz via internet. Com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, os critérios estabelecidos proporcionam ao usuário/cliente, mais segurança na tratativa de seus dados através da internet.
A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei 13.709/2018 é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais através da internet e está acessível para consultas e dúvidas através do site do Governo no link: www.planalto.gov.br.
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A gestão da informação se refere a um ciclo de atividades e comunicação dentro uma organização. Que através da obtenção de informação de uma ou mais fontes faz a apreciação da veracidade e procedências das fontes obtidas e após essa etapa, coloca os dados a disposição dos receptores. Seja através de arquivos em meios de comunicação verbal, escrita ou de forma digital. O gestor da informação deve estar atento à linguagem usada para cada tipo de assunto ou tema a ser abordado para que a comunicação possa atingir de forma objetiva o público alvo de maneira satisfatória. Sendo assim, a importância na análise e veracidade dos fatos e fontes, diminui os possíveis ruídos na comunicação.
Atualmente, as redes sociais ocupam um papel importante de relevância na gestão da informação por serem um canal de fácil acessibilidade e de grande adesão por parte dos usuários.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos é uma etapa da atividade administrativa que se encontra no nicho do arquivo. A administração de documentos obedece a fases de acordo com o grau de importância e área pretendida. Sendo assim, se torna uma espécie de conjunto de processos criado com o objetivo de garantir o uso adequado e o arquivamento adequado de acordo com a temporalidade exigida. Esses critérios são estabelecidos como forma de simplificar o uso de dados documentais no dia a dia e tornar sua busca e usabilidade, fácil organizada e segura pois, os documentos possuem uma temporalidade de uso e devem ter sua tratativa técnica observada de forma objetiva seja quanto a sua produção, uso, avaliação, arquivamento e eliminação.
Nesse contexto, vale salientar que o gestor de documentos deve estar sempre atento quanto à validade e temporalidade de cada documento, avaliando não apenas o papel inicial dele dentro da organização, mas, toda a recorrência como: relevância do arquivo temporário e até mesmo validade jurídica.
Cada setor possui uma particularidade que deve ser analisada de acordo com a referência que o documento representa.
Um exemplo dessa abordagem é o Arquivo Nacional, que possui um conjunto de leis, normas e boa prática para a tratativa de arquivos. (Fonte: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br ).
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