Saiba mais sobre o BPO e de que forma a terceirização de processos de negócio pode trazer mais eficiência e diferencial competitivo para sua empresa.

 

O BPO, sigla para Business Process Outsourcing – que em português significa “terceirização de processos de negócios” – é uma tendência que vem se destacando entre empresas dos mais variados segmentos e portes, nacionais e internacionais.

Uma vez que em qualquer negócio existem processos essenciais, mas que fogem do chamado core business, líderes e gestores encontram no BPO a maneira mais eficiente para terceirizar estes processos, abrindo espaço para o desenvolvimento mais focado da atividade principal.

Dessa forma, ao delegar certas atividades que necessitam de conhecimento técnico e são igualmente importantes para o funcionamento da organização, gestores podem garantir a qualidade e a segurança em todos os setores da empresa.

Ou seja, aderir a soluções de BPO significa destinar a empresas terceiras os processos secundários a profissionais, que como possuem expertise, tecnologias, processos, equipamentos e profissionais  altamente capacitados, podem criar um composto de solução que contribuirá para manter a excelência dos processos, desde funções administrativas até atividades operacionais.

Portanto, o Outsourcing deve ser visto, acima de tudo, como investimento em gestão estratégica, sendo um facilitador que agrega diversos benefícios para a organização.

Como o BPO atua dentro das empresas?

As soluções de BPO podem ser implementadas de diferentes maneiras. As mais comuns são os fluxos de trabalho (Workflow) e o gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management). 

O primeiro atua em automação e otimização de processos, enquanto o segundo é utilizado para monitorar e gerenciar estes processos.

Em ambos os casos, o BPO tem como princípio contar com profissionais externos, especialistas no setor, que serão responsáveis por executar e coordenar atividades e recursos. Dessa forma, as equipes internas podem se concentrar na atividade principal. 

Como exemplos clássicos de outsourcing podemos citar os serviços de segurança, manutenção e limpeza, por exemplo. Neste caso, há a terceirização de pessoas necessárias para o funcionamento adequado de uma empresa, mas não sendo a atividade-fim. 

Portanto, ao invés de montar equipes internas, contratar uma empresa especializada que forneça profissionais capacitados para essas tarefas pode ser muito mais vantajoso, uma vez que é possível direcionar os investimentos para as áreas corretas, que geram lucro para a empresa.

Em contrapartida, a empresa contratada precisa desenvolver e entregar um modelo de atuação que se adeque às necessidades da contratante. Assim, o BPO deve contar com algumas premissas, como:  

• uso de tecnologias para o desenvolvimento do trabalho;
• profissionais treinados e atualizados constantemente;
• alto nível de qualidade e segurança nos processos;
• Desenvolvimento de processos específicos para cada solução;
• Ativos/equipamentos que possam auxiliar as empresas

Quais problemas o BPO ajuda a resolver?

Além da experiência de profissionais dedicados aos serviços contratados, o BPO garante uma série de benefícios para as organizações, sobretudo aquelas que lidam com alta complexidade e demandas elevadas.

Geralmente, empresas que entregam soluções de Outsourcing, como a Infotec Brasil, dispõem de tecnologias de hardware e software, com sistemas dedicados a processos específicos que mantêm (ou aumentam) o padrão de excelência.

Desse modo, ao implementar o Business Process Outsourcing, é comum que a empresa melhore de maneira substancial, apesar de gradativa, a produtividade dos colaboradores e dos setores e, consequentemente, a qualidade das atividades.

Isso porque, ao direcionar esforços para aumentar a produtividade, reduzir custos e gerar lucro, uma terceira empresa estará cuidando de outras áreas igualmente importantes. Esse conjunto de ações amplia o grau de competitividade e melhora a imagem da organização frente ao mercado.

Vejamos então mais detalhes sobre os principais benefícios de adotar soluções de BPO:

Organização dos processos

A necessidade de manter ou melhorar a organização é uma questão recorrente, sobretudo em grandes organizações. No entanto, uma grande vantagem do BPO é justamente atuar para essa organização.

Afinal, com a dedicação de especialistas, o uso de tecnologia de ponta para cada setor, a definição de processos que realmente agilizem e otimizem as entregas e, se necessário, o uso de equipamentos externos, é possível tornar a execução das tarefas mais eficientes, com o domínio necessário para atender as demandas de forma metódica e contínua.

Redução dos custos 

O motivo principal das empresas buscarem soluções de BPO está na redução dos custos operacionais. Esta é uma dor comum entre os gestores e que pode ser sanada através do outsourcing, pois permite otimizar recursos, direcionando-os de forma adequada. 

Por exemplo, manter a infraestrutura, contratar funcionários e treinar as equipes são modos de direcionar a economia gerada para ampliar a capacidade de produção e satisfazer o cliente.

Sobretudo para empresas que estão em fase de expansão, criar novos setores demandaria um investimento alto. Mas como o BPO utiliza recursos próprios, a empresa contratante consegue diminuir os custos operacionais e aumentar a sua margem de lucro.

Otimização de resultados

Ao contratar um serviço de BPO, o responsável pela execução das atividades precisa entregar resultados e manter o padrão de qualidade. Acompanhar os KPIs é fundamental, e isso significa otimizar os resultados.

Por isso, a automação de processos é bastante recomendada numa estratégia de BPO, pois garante a visibilidade através do monitoramento e do acesso às informações em tempo real. Isso é fundamental para que a equipe mantenha o foco no processo, evitando que outros projetos e demandas interfiram no andamento das tarefas.

Aumento do desempenho

Desempenho significa eficiência, e por isso, quando ele é baixo, consequentemente os processos se tornam pouco eficientes. Esse é um problema recorrente nas empresas, mas que pode ser resolvido através do BPO.

Enquanto processos mais técnicos e críticos estão sob os cuidados de profissionais terceirizados, as equipes internas podem ser direcionadas para outros projetos e atividades, estratégicas e de planejamento, por exemplo.

Desse modo, sem a sobrecarga de tarefas, o desempenho melhora, e com ele a eficiência e a qualidade do serviço prestado. 

Quais segmentos podem utilizar essa solução?

Soluções de BPO podem contribuir para uma série de processos, nos mais variados segmentos, a gestão de uma empresa pode se beneficiar muito com esse tipo de estratégia.

Mas é no setor industrial que o BPO se destaca, uma vez que estas organizações lidam com um escopo de trabalho mais diversificado, com muitos funcionários e áreas codependentes.

Por exemplo, nas atividades de manutenção, logística, segurança do trabalho e supply chain, soluções de BPO costumam contribuir significativamente com a melhoria dos processos. Uma vez que os serviços são realizados com apoio tecnológico, eles se tornam mais eficientes.

E na área industrial – especialmente em questões ligadas à gestão de SMS – implementar o outsourcing é uma forma de controlar os riscos associados.

Como as soluções de BPO da Infotec contribuem para o seu negócio?

A Infotec Brasil é uma empresa com expertise de 35 anos na terceirização de processos de negócios e de pessoas, atendendo diretamente os segmentos de Óleo e Gás, Energia e Mineração. Com equipes técnicas altamente qualificadas nesses setores, nossa gama de serviços especializados entrega soluções de outsourcing profissional, logística, cadeia de suprimentos, engenharia e manutenção.

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