Você sabe o que é gestão documental e como ela pode ajudar a sua empresa? Entenda o porquê você deve investir nessa prática.
Por quais motivos você deve investir em gestão documental no seu negócio? Em uma análise inicial, esse tema pode se tratar de um mero detalhe, mas uma gestão de documentos eficiente impacta direta e indiretamente seu negócio, garantindo, além da segurança das informações empresariais, o acesso fácil e eficiente aos dados e informações tão cruciais para melhores tomadas de decisões.
Imagino que esteja interessado em saber mais sobre o assunto. Pensando nisso, neste conteúdo apresentaremos os motivos pelos quais você deve investir em gestão documental no seu empreendimento. Confira!
1.Dados para tomada de decisão
O primeiro motivo pelo qual você deve investir na gestão documental é que será possível ter acesso a um volume de dados qualificados que ajudarão você e seu corpo de colaboradores a tomar decisões melhores na sua empresa através de dados, análises e inteligência.
Isso porque os documentos tendem a estar organizados, catalogados e historiográfados e você poderá consultá-los sempre quando precisar através de alguns cliques. Além disso, com um acesso amplo aos dados, será possível fazer o cruzamento de diversas informações e também desenvolver análise histórica de performance.
Vale destacar também que a análise histórica de performance possibilita a análise de desempenho do seu negócio e também facilita a visualização de erros cometidos anteriormente. Desse modo, evita-se que esses equívocos sejam cometidos novamente.
2.Gestão Documental como histórico de inteligência da empresa
Agora, você deve estar se perguntando: por qual motivo eles vão servir como um histórico de inteligência da empresa? Com uma boa gestão de documentos, diminuem-se as chances de se perder os arquivos com o passar do tempo, seja por má conservação, compilação inadequada ou má organização física ou digital.
Nesse contexto, será possível armazenar de maneira eficiente, por exemplo, recibos, notas, comprovantes bancários, contratos, documentos jurídicos e de mercado, criando um verdadeiro hub de inteligência sobre sua empresa. Dessa forma, será possível acessá-los e visualizá-los sempre quando desejar, entendendo exatamente onde eles estão.
3.Documentos como histórico jurídico/administrativo da empresa
Diversos arquivos precisam ser armazenados por um longo período. Um exemplo disso são as notas fiscais. Elas precisam ser armazenadas por, no mínimo, 5 anos. Ainda há outros documentos jurídicos importantes que precisam ser armazenados, como os contratos, editais, relatórios e documentos importantes funcionamento interno e externo da empresa.
Ao investir em gestão documental no seu negócio, será mais fácil fazer a armazenagem adequada desses arquivos. Desse modo, esses documentos poderão ser vistos quando for necessário, o que ajuda na comprovação futura caso haja necessidade, diminuindo os riscos com processos trabalhistas, autuações fiscais e outras possíveis sanções judiciais.
4.Organização e digitalização gerando eficiência
Outro aspecto positivo proporcionado pela gestão documental é a organização e a digitalização dos documentos. Essa característica contribui para gerar eficiência (fazer mais, contando com menos recursos) nas operações.
Isso facilita a sua tarefa de consultar os documentos, pois eles estarão digitalizados e organizados, seja num servidor central ou em um hub de inteligência, dependendo do tamanho da empresa. Todo o processo, portanto, será rápido, ágil e eficiente.
Vale destacar ainda que um BPO em gestão documental é capaz de trazer diversos benefícios para as empresas nesse setor. Entre eles estão a otimização da produtividade, a diminuição dos custos, a melhora da segurança da informação e a operação eficiente por profissionais que são especialistas em gestão documental.
Como pôde perceber, a gestão documental, por esses e outros motivos, é fundamental para a organização e crescimento dos negócios. Isso porque, essa prática proporciona tomada de melhores decisões, um melhor conhecimento da empresa e eficiência nas operações. Considerando os benefícios apresentados vale muito a pena investir nessa prática de negócio.
Para saber mais informações sobre este serviço e falar com um de nossos especialistas, clique aqui.