Práticas de Gestão Documental

          No mundo corporativo, tem crescido a demanda por registros que testemunhem, indiquem as melhores práticas, permitam a consulta, a preservação e/ou mesmo uma reavaliação dos processos produtivos. Afinal, estamos na Era da Informação.

          Organização, triagem e conservação dos arquivos empresariais

          E a Gestão Documental é a mais nova metodologia usada pelas empresas na organização de documentos em arquivos, gerando acessibilidade, padronização e velocidade no fluxo de informações.

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          Pasta Catálogo
          Pasta Suspensa
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          Etapas do processo de Gestão Documental

          1º Classificação e triagem:

          Uso corrente (1ª idade, valor administrativo)
          Uso intermediário (Valor probatório ou legal)
          Permanente (Valor histórico-científico)

          2º Procedimentos de armazenagem:

          1. Estabelecer política de acesso imediato à informação na empresa, para suporte aos tomadores de decisão e garantia de transparência nos atos administrativos.

          2. Definir equipamentos e os espaços para arquivamento: pen drives, CDs, DVDs, pastas físicas, pastas digitais (PC/rede).

          3º Rotinas de conservação:

          Saiba de algumas ações de preservação para não deteriorar os documentos originais:
          – Climatização (análise da umidade local)
          – Flexibilidade de expansação / Enxugamento dos espaços ociosos
          – Proteção contra insetos e outros agentes destrutivos
          – Desinfetação e/ou alisamento dos documentos
          – Temperatura
          – Ventilação
          – Riscos de incêndio
          – Limpeza (poeira, gases e/ou pragas)

          Fonte: Dihitt

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